Eine Zusammenfassende Meldung (ZM) hat jeder Unternehmer einzureichen, der

• innergemeinschaftliche Warenlieferungen durchführt oder
• als Erwerber bei einem Dreiecksgeschäft (zweiter Unternehmer in der Kette) steuerpflichtige Lieferungen tätigt oder
• Gegenstände im Rahmen einer Konsignationslagerregelung verbringt (und andere Sachverhalte in diesem Zusammenhang) oder
• in EU-Mitgliedstaaten steuerpflichtige sonstige Leistungen ausführt, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, wenn sich der Leistungsort nach dem Empfängerortprinzip laut Generalklausel richtet.

Unter dem Begriff Innergemeinschaftliche Warenlieferungen sind

• innergemeinschaftliche Lieferungen mit Ausnahme der Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne UID-Nummer und
• das innergemeinschaftliche Verbringen

zu verstehen.

In die ZM sind auch alle Dienstleistungen im EU-Ausland aufzunehmen, die unter die sogenannte Generalklausel fallen und deren Empfänger ein Unternehmer ist und es zum Übergang der Steuerschuld kommt. Die Angaben sind in diesen Fällen für jenen Meldezeitraum zu machen, in dem die Leistung ausgeführt wird.

Die Zusammenfassende Meldung ist elektronisch mittels FinanzOnline einzureichen. Die Ausgabe einer entsprechenden Datei mit den notwendigen Informationen erfolgt meist aus der Buchhaltungssoftware.

Die in der ZM enthaltenen Informationen tauschen die Finanzverwaltungen der EU-Mitgliedstaaten untereinander aus. Eine ZM ist monatlich abzugeben, wenn der Unternehmer seine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ebenfalls monatlich übermittelt. Hat der Unternehmer seine UVA quartalsweise abzugeben, bleibt es auch bei der quartalsweisen Übermittlung der ZM. Die Übermittlung hat in beiden Fällen bis zum Ende des Folgemonats zu erfolgen. Die ZM für den Monat Mai ist also zum Beispiel bis spätestens 30. Juni zu übermitteln.

Die ZM gilt als Steuererklärung. Wird die ZM zu spät abgegeben, kann ein Verspätungszuschlag von bis zu 1 % der Summe aller zu meldenden Bemessungsgrundlagen festgesetzt werden (höchstens € 2.200,00).

Zu beachten ist unter anderem auch, dass es eine der materiellen Voraussetzungen der Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen ist, dass der Unternehmer der Verpflichtung zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung nachgekommen ist, oder sein Versäumnis zur Zufriedenheit der zuständigen Behörden ordnungsgemäß begründet hat.

Stand: 26. April 2023